Hướng dẫn thủ tục hành chính

Thủ tục HSSV xin thôi học

  1. Hồ sơ, thủ tục

Đơn xin thôi học của HSSV (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường) có ý kiến của gia đình và xác nhận của khoa chủ quản.

  1. Quy trình
  2. a) HSSV nộp hồ sơ xin thôi học tại Phòng CT & CT HSSV. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện các nhiệm vụ theo khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  3. b) Lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV chuyển cho cán bộ chuyên môn xử lý. Cán bộ chuyên môn kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ đến Phòng Kế hoạch – Tài chính (KHTC) tính mức đền bù kinh phí đào tạo.
  4. c) Phòng KHTC tính mức đền bù kinh phí đào tạo, chuyển lại danh sách và mức đền bù kinh phí của HSSV cho Phòng CT & CT HSSV chậm nhất sau 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ từ Phòng CT & CT HSSV.
  5. d) Cán bộ chuyên môn Phòng CT & CT HSSV hoàn chỉnh hồ sơ, làm quyết định trình Hiệu trưởng phê duyệt và trả quyết định thôi học của SV cho Phòng CT & CT HSSV và các đơn vị liên quan đã ghi trong quyết định.
  6. Thời gian giải quyết

Trả kết quả cho HSSV chậm nhất là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục HSSV xin nghỉ học tạm thời (bảo lưu kết quả học tập)

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Đơn xin nghỉ học tạm thời của HSSV (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường) có xác nhận của khoa chủ quản và nộp lại Thẻ sinh viên .
  3. b) Hồ sơ minh chứng lí do xin nghỉ học tương ứng với từng trường hợp:

– Trường hợp HSSV đi nghĩa vụ quân sự: Có quyết định điều động.

– Trường hợp HSSV đau ốm: Có hồ sơ bệnh án tuyến huyện trở lên.

– Trường hợp HSSV vì nhu cầu cá nhân: Điều kiện HSSV phải học ít nhất một học kỳ, kèm theo bảng điểm các học kỳ kể từ đầu khóa học đến thời điểm viết đơn xin nghỉ học (có điểm trung bình chung tích lũy 2,0 trở lên).

 

  1. Quy trình
  2. a) HSSV nộp đơn xin nghỉ học tạm thời tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  3. b) Lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV chuyển cho cán bộ chuyên môn xử lý. Cán bộ chuyên môn kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, vào sổ, làm quyết định trình Hiệu trưởng phê duyệt.
  4. c) Phòng CT & CT HSSV trả Quyết định nghỉ học tạm thời cho HSSV và chuyển cho Phòng Đào tạo và khoa chủ quản 01 bản để cập nhật dữ liệu.
  5. 3. Thời gian giải quyết

Trả kết quả cho HSSV chậm nhất là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

 

 

Thủ tục HSSV xin trở lại học tập sau thời gian bảo lưu kết quả học tập

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Đơn xin trở lại học tập (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường), Quyết định nghỉ học tạm thời của HSSV.
  3. b) Đối với HSSV xin nghỉ học tạm thời vì lý do sức khỏe phải có Giấy xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền (bệnh viện cấp huyện trở lên) về việc HSSV đảm bảo sức khỏe trở lại học tập.
  4. Quy trình
  5. a) HSSV nộp hồ sơ xin vào học trước 02 tuần kể từ khi bắt đầu học kỳ mới tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  6. b) Lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV chuyển cho cán bộ chuyên môn xử lý. Cán bộ chuyên môn kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, vào sổ, làm quyết định trình Hiệu trưởng phê duyệt.
  7. c) Phòng CT & CT HSSV trả Quyết định cho HSSV theo giấy và chuyển cho Phòng Đào tạo, khoa chủ quản 01 bản để cập nhật dữ liệu.
  8. 3. Thời gian giải quyết

Trả kết quả cho HSSV chậm nhất là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục HSSV xin chuyển trường hoặc chuyển cơ sở đào tạo (gọi tắt là chuyển trường)

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Đối với HSSV chuyển đến

– Đơn xin chuyển trường của HSSV có ý kiến đồng ý của Hiệu trưởng trường đang học.

– Giấy báo trúng tuyển vào trường HSSV đang học (bản sao có công chứng).

–  Kết quả học tập và điểm rèn luyện HSSV (Bản chính).

– Giấy xác nhận trong thời gian học ở Trường không vi phạm kỷ luật bản gốc (nếu có).

– Hồ sơ HSSV do trường chuyển đi quản lí.

  1. b) Đối với HSSV chuyển đi

– Đơn xin chuyển trường của HSSV (theo mẫu quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, lấy từ website của Trường) có ý kiến đồng ý tiếp nhận của Trường xin chuyển đến.

–  Kết quả học tập và điểm rèn luyện của  HSSV (bản chính).

  1. Quy trình
  2. a) Đối với HSSV chuyển đến

Bước 1

– HSSV nộp hồ sơ xin chuyển trường tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.

– Lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV chuyển cho cán bộ chuyên môn xử lý. Cán bộ chuyên môn kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ đến Phòng Đào tạo (đối với SV), Trường THPT Chuyên (đối với HS) xem xét và cho ý kiến.

– Chậm nhất là 07 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ từ Phòng CT & CT HSSV), Phòng Đào tạo (đối với SV),  Trường THPT Chuyên (đối với HS) trả kết quả cho cán bộ chuyên môn của Phòng CT & CT HSSV.

– Cán bộ chuyên môn Phòng CT & CT HSSV hoàn chỉnh hồ sơ, trình Hiệu trưởng cho ý kiến phê duyệt vào đơn.

Phòng CT & CT HSSV trả kết quả cho HSSV theo giấy hẹn.

– HSSV tiếp tục làm quyết định chuyển trường ở trường mình đang học.

Bước 2 (nghiên cứu bỏ)

– HSSV nộp lại hồ sơ và Quyết định chuyển trường cho Phòng CT & CT HSSV.

– Cán bộ chuyên môn Phòng CT & CT HSSV xử lý và làm quyết định tiếp nhận trình Hiệu trưởng ký.

– Phòng CT & CT HSSV trả quyết định cho HSSV và hướng dẫn HSSV làm thủ tục nhập học và chuyển cho Phòng Đào tạo, khoa chủ quản 01 bản để cập nhật dữ liệu.

Tiếp nhận lại hồ sơ nếu Hiệu trưởng đồng ý tiếp nhận SV.

  1. b) Đối với HSSV chuyển đi

– HSSV nộp hồ sơ xin chuyển trường và xác nhận các khoản nợ giáo trình, tài liệu học tập, nghĩa vụ tài chính (nếu có) tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này. Xem lại bước này.

– Lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV chuyển cho cán bộ chuyên môn xử lý. Cán bộ chuyên môn kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, vào sổ theo dõi, hoàn thiện hồ sơ, làm quyết định chuyển trường cho HSSV.

– Phòng CT & CT HSSV làm quyết định cho HSSV và cấp giấy giới thiệu thanh toán các khoản nợ trong trường (nếu có) trước khi nhận hồ sơ và chuyển cho Phòng Đào tạo, khoa chủ quản 01 bản để cập nhật dữ liệu.

  1. 3. Thời gian giải quyết

Trả kết quả đối với HSSV ở mỗi bước chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

 

Thủ tục Xác nhận cho Sinh viên vay vốn tín dụng

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Giấy xác nhận (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường).
  3. b) Bản sao công chứng Giấy chứng nhận thuộc đối tượng được vay vốn ưu đãi (nếu có).
  4. c) Bản sao chụp thẻ Sinh viên.
  5. Quy trình
  6. a) Sinh viên nộp hồ sơ tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  7. b) Cán bộ chuyên môn trình lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV giải quyết, ký xác nhận và trả lại cho HSSV.
  8. c) Sinh viên nhận lại giấy tờ.
  9. Thời gian giải quyết

Trả kết quả cho Sinh viên chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Việc xác nhận để sinh viên làm thủ tục vay vốn tại địa phương: học kỳ 1 kết thúc vào ngày 30/10 hàng năm; học kỳ 2 kết thúc vào ngày 30/3 hàng năm.

Thủ tục Xác nhận Sổ ưu đãi giáo dục

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Sổ ưu đãi giáo dục đào tạo (theo quy định của Nhà nước)
  3. c) Sinh viên xuất trình thẻ sinh viên.
  4. d) Giấy chứng nhận con Thương binh, bệnh binh (bản sao công chứng).
  5. Quy trình
  6. a) Sinh viên nộp hồ sơ tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  7. b) Cán bộ chuyên môn trình lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV giải quyết, ký xác nhận và đóng dấu của Trường tại phòng HCTH.
  8. c) Sinh viên nhận lại Sổ.
  9. Thời gian giải quyết

Thời gian trả kết quả cho Sinh viên chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục Xin xác nhận là HSSV

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Đơn đề nghị xác nhận (theo mẫu lấy từ website của Trường) .
  3. b) Xuất trình thẻ HSSV.
  4. Quy trình
  5. a) HSSV nộp đơn đề nghị xác nhận tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  6. b) Cán bộ chuyên môn trình lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV giải quyết, ký xác nhận và đóng dấu của Trường tại phòng HCTH.
  7. c) HSSV nhận lại giấy tờ.
  8. Thời gian giải quyết

Trả kết quả cho HSSV chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ  hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục Cấp Giấy giới thiệu

  1. Hồ sơ, thủ tục

Giấy giới thiệu theo mẫu (theo mẫu lấy từ website của Trường). Trường hợp xin cấp Giấy giới thiệu cho tập thể Phòng CT & CT HSSV sẽ hướng dẫn chi tiết.

  1. Quy trình
  2. a) HSSV nộp Giấy giới thiệu tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.
  3. b) Cán bộ chuyên môn trình lãnh đạo Phòng CT & CT HSSV ký giấy giới thiệu và đóng dấu của Trường tại phòng HCTH.
  4. c) HSSV nhận lại giấy giới thiệu.
  5. Thời gian giải quyết

Trả kết quả cho HSSV chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ  hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục tiếp nhận hồ sơ HSSV

  1. Hồ sơ, thủ tục
  2. a) Giấy đề nghị nhận hồ sơ HSSV (theo mẫu lấy từ website của Trường), xuất trình thẻ HSSV và Chứng minh thư nhân dân.
  3. b) Nếu thôi học, xóa tên, chuyển trường thì kèm theo quyết định.
  4. c) Nếu nhận thay thì phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật.
  5. Quy trình
  6. a) HSSV nộp hồ sơ tại Phòng CT & CT HSSV.
  7. b) Cán bộ chuyên môn tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp pháp và cấp giấy giới thiệu thanh toán nợ (do Phòng CCTCT – HSSV cấp) với các đơn vị liên quan trong Trường.
  8. c) HSSV trực tiếp đến các đơn vị liên quan để xác nhận nợ và nhận hồ sơ tại Phòng CT & CT HSSV.
  9. Thời gian giải quyết

Xử lý trực tiếp khi có hồ sơ.

Thủ tục Sửa thông tin SV trên phần mềm quản lý

  1. Hồ sơ, thủ tục

– Giấy đề nghị sửa thông tin của HSSV (theo mẫu lấy từ website của Trường).

– Mang theo thẻ Sinh viên

  1. Quy trình

– HSSV nộp Giấy đề nghị sửa thông tin tại Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 8, Chương II của Quy định này.

– Cán bộ chuyên môn kiểm tra thông tin trên hồ sơ gốc, xử lý trực tiếp trên phần mềm.

  1. Thời gian giải quyết

Chậm nhất sau 01 ngày làm việc, HSSV kiểm tra lại thông tin trên trang cá nhân của mình.

Thủ tục Thẩm tra, xét duyệt cấp học bổng khuyến khích học tập, trợ cấp xã hội

  1. a) Hồ sơ, thủ tục

Danh sách HSSV được đề nghị cấp học bổng khuyến khích học tập, nhận chế độ trợ cấp xã hội do Phòng CT & CT HSSV cung cấp.

  1. b) Quy trình

– Dựa vào Danh sách HSSV phòng CTCT- HSSV cung cấp, phòng KHTC kiểm tra, rà soát đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp xã hội.

– Căn cứ Quyết định, danh sách HSSV được cấp học bổng, trợ cấp xã hội, phòng KHTC lập hồ sơ, chứng từ chuyển lên Kho bạc đề nghị cấp nguồn kinh phí.

– Phòng KHTC chuyển hồ sơ cho Ngân hàng chi trả tiền học bổng, trợ cấp xã hội cho HSSV thông qua tài khoản. Đối với HS Trường THPT chuyên NN chi trả trực tiếp.

  1. c) Thời gian giải quyết

Chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ.

            Thủ tục Thẩm tra, xét duyệt việc miễn, giảm học phí (xem lại hướng dẫn thu học phí)

  1. a) Hồ sơ, thủ tục

Danh sách HSSV được đề nghị miễn, giảm học phí do phòng CT & CT HSSV cung cấp.

  1. b) Quy trình

– Dựa vào Danh sách HSSV do phòng CTCT- HSSV cung cấp, phòng KHTC kiểm tra, rà soát đối tượng được miễn, giảm học phí.

– Căn cứ Quyết định, danh sách HSSV được miễn, giảm học phí, phòng KHTC lập hồ sơ, chứng từ chuyển lên Kho bạc để cấp nguồn kinh phí. Đồng thời chuyển hồ sơ cho thủ quỹ chi trả tiền miễn, giảm học phí cho HSSV .

  1. c) Thời gian giải quyết

Chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ liên quan.

Thủ tục Xét học bổng tài trợ, trợ cấp cho SV có hoàn cảnh khó khăn

  1. a) Đối với học bổng có phân theo chỉ tiêu: là học bổng phân chỉ tiêu cụ thể theo từng khoa và được thông báo bằng công văn, đăng trên website.

–  Hồ sơ, thủ tục

+ Tờ khai SV theo mẫu (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường) có xác nhận của Trưởng khoa.

+ Các hồ sơ dự xét theo hướng dẫn của từng loại học bổng.

–  Quy trình

+ Sau khi có thông báo về học bổng, Khoa triển khai cho các lớp SV tổ chức xét chọn.

+ SV được lớp và khoa chọn hoàn tất hồ sơ theo hướng dẫn và nộp cho Văn phòng Khoa.

+ Văn phòng khoa tập hợp hồ sơ, lập danh sách chuyển về Phòng CT & CT HSSV. Phòng CT & CT HSSV xét và tổ chức trao theo quy định của nhà trường.

–  Thời gian giải quyết

Theo công văn hướng dẫn.

  1. b) Đối với trường hợp khác: Những SV có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn nhưng chưa được cấp học bổng tài trợ.

– Hồ sơ, thủ tục

+ Đơn xin hỗ trợ (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường) có ý kiến của lãnh đạo khoa chủ quản.

+ Hồ sơ xác nhận hoàn cảnh khó khăn (có xác nhận của chính quyền dịa phương).

– Quy trình

+  SV nộp hồ sơ cho Văn phòng khoa.

+ Văn phòng khoa tập hợp hồ sơ, lập danh sách trình Trưởng khoa duyệt và gửi về Phòng CT & CT HSSV.

+ Phòng CT & CT HSSV tổ chức tìm các nguồn tài trợ từ các đơn vị, doanh nghiệp và các nhà hảo tâm.

–  Thời gian giải quyết

+ Thời hạn 2 tuần sau khi nhận hồ sơ, Phòng CT & CT HSSV phản hồi thông tin cho SV biết.

+ Kết quả cụ thể tùy thuộc vào hoàn cảnh từng trường hợp SV và phụ thuộc vào sự tài trợ của các doanh nghiệp, các tổ chức và các nhà hảo tâm.

Thủ tục Xin hỗ trợ, giới thiệu về việc làm

  1. a) Việc làm bán thời gian

– Hồ sơ, thủ tục

+ Đơn xin tham gia làm việc bán thời gian (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường).

+ Bản khai thông tin cá nhân (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường).

–  Quy trình

SV có nhu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng CT & CT HSSV.

–  Thời gian giải quyết

Chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Trung tâm hỗ trợ sinh viên sẽ phản hồi thông tin cho SV.

  1. b) Việc làm sau tốt nghiệp

– Hồ sơ, thủ tục

+ Đơn xin đăng ký tuyển dụng việc làm và Bản khai thông tin cá nhân (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường).

+ Các hồ sơ, giấy tờ khác theo quy định.

– Quy trình

SV có nhu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng CT & CT HSSV.

–  Thời gian giải quyết

Chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng CT & CT HSSV phản hồi thông tin cho SV.

Thủ tục Đăng ký kiến tập, thực tập nghề

– Hồ sơ, thủ tục

+ Đơn đăng ký (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường) có xác nhận của Trưởng khoa.

+ Bản khai.

–  Quy trình

+ SV nộp đơn cho cán bộ chuyên môn Phòng CT & CT HSSV;

+ Cán bộ chuyên môn Phòng CT & CT HSSV tập hợp hồ sơ, lập danh sách SV có nguyện vọng đăng ký thực tập để xử lý.

–  Thời gian giải quyết

+ Đối với những thông tin về thực tập đã được Trường thông báo với các chỉ tiêu cụ thể, trong thời hạn 1 tuần sau khi nhận hồ sơ, Phòng CT & CT HSSV sẽ phản hồi thông tin cho SV.

+ Đối với những trường hợp SV nhờ Trường liên hệ, trong thời hạn 2 tuần sau khi nhận hồ sơ, Phòng CT & CT HSSV sẽ phản hồi thông tin cho SV.

Thủ tục Cấp và cấp lại thẻ sinh viên

Cấp mới: Mỗi sinh viên khi nhập học đều được Trường cấp thẻ sinh viên để phục vụ hoạt động học tập và các hoạt động xã hội. Vào đầu khóa học, Phòng CT & CT HSSV có văn bản hướng dẫn cụ thể việc làm thẻ sinh viên. Việc cấp thẻ sinh viên thực hiện theo Hướng dẫn số 1334/HD-ĐHQGHN ngày 09/9/2014 của Giám đốc ĐHQG HN.

Cấp lại thẻ sinh viên: sinh viên đăng ký trực tiếp tại Phòng CT & CT HSSV (Phòng 304 nhà A1). Thời gian cấp lại thẻ sinh viên không quá 03 ngày làm việc.

Thủ tục Đăng ký sử dụng trang bị phục vụ hoạt động

  1. Hồ sơ thủ tục

–  Các cá nhân, tổ chức phải có giấy đăng ký trang thiết bị phục vụ hoạt động (theo mẫu được cung cấp tại website của Trường). Đối với các tổ chức Đoàn thể (Đoàn thanh niên, Hội sinh viên) cần có xác nhận của Ban Thường vụ Đoàn TNCS HCM hoặc Ban Thư ký Hội sinh viên Trường. Các lớp tổ chức tọa đàm, hội nghị, phải có ý kiến của và xác nhận của Ban chủ nhiệm khoa.

  1. Quy trình

– Các cá nhân, tổ chức phải gửi đăng ký trước ít nhất 02 ngày làm việc.

– Phòng CT & CT HSSV căn cứ vào kế hoạch và nguồn lực hiện có tại thời điểm đăng ký để bố trí sử dụng trang bị phục vụ cho các  hoạt động.

  1. Thời gian giải quyết

– Phòng CT & CT HSSV bố trí trang bị và trả lời trực tiếp cho người đăng ký sử dụng chậm nhất  là 01 ngày làm việc, kể từ khi nhận giấy đăng ký sử dụng.