Kỹ năng đặt câu hỏi
4 kỹ năng đặt câu hỏi giúp đạt hiệu quả cao trong giao tiếp
Chúng ta thường sử dụng nhiều câu khác nhau để hỏi người khác mà đa số chúng ta cũng không ý thức được câu hỏi của mình có tác dụng gì. Thực tế, có nhiều loại câu hỏi với những chức năng khác nhau được bộc lộ qua cách trả lời của người được hỏi. Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng.
- Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có thích xem phim hoạt hình không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.
Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Quan điểm của bạn về chuyện này là…” hay “Hãy kể cho tôi nghe về…” để đặt câu hỏi mở.
Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:
- Phát triển một cuộc trò chuyện mở: “Anh có dự định gì cho mùa hè chưa?”
- Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công?”
- Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ như thế nào về cách giải quyết này của tôi?”
Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:
- Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu tôi đạt trình độ này, tôi có được tăng lương không?”
- Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”
- Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ của khách sạn không?”
Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy để tăng hiệu quả giao tiếp.
- Câu hỏi “hình nón”
Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng.
Ví dụ:
– Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?
– Khoảng 10
– Người lớn hay trẻ em?
Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đội chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV.
Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.
Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:
- Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể
- Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn
- Câu hỏi thăm dò
Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.
Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:
- Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyện
- Lấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn biết
- Câu hỏi tu từ
Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi : “Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không?”
Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện “ Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như thế” – hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng “John là một nhà thiết kế rất sáng tạo”.
Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt để:
- Thu hút người nghe.
Nguồn : edu2review.com